公正な管理組合の運営を図るために

代理人による権利の行使ついて考える　＝白紙委任状の取扱いについて＝

 

白紙委任状をめぐるトラブルは少なくない。またその扱いに関するルールも明確ではない。

トラブルの多くは、議場の賛否では原案に反対の決議がなされたが、理事長が白紙委任状による代理権を行使し、強引に原案どおり可決させようとした場合だ。

 

「区分所有法」では

 

（議事）
第三十九条　集会の議事は、この法律又は規約に別段の定めがない限り、区分所有者及び議決権の各過半数で決する。
２　議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる。（以下省略）

 

とある。通常、代理権限を明示するために委任状を作成する。

 

これを受けて「標準管理規約」では

(議決権)
第４４条　各組合員の議決権の割合は、別表第５に掲げるとおりとする。
２　住戸１戸につき２以上の組合員が存在する場合のこれらの者の議決権の行使については、あわせて一の組合員とみなす。
３　前項により一の組合員とみなされる者は、議決権を行使する者１名を選任し、その者の氏名をあらかじめ総会開会までに理事長に届け出なければならない。
４　組合員は、書面又は代理人によって議決権を行使することができる。
５　組合員が代理人により議決権を行使しようとする場合において、その代理人は、その組合員と同居する者、他の組合員若しくはその組合員と同居する者又はその組合員の住戸を借り受けた者でなければならない。
６　代理人は、代理権を証する書面を理事長に提出しなければならない。

 

現実の委任状は

総会が近づくと管理人さん又は管理組合役員さんが各戸を廻り、出席を確認し欠席の場合は「委任状を提出して下さい」とお願いし委任状集めにかかる。

しかし代理人の欄はほとんど記載されていない。委任状「＊＊＊に委任します」という文面であるが、肝心の「＊＊＊」の欄に記載は無い。いわゆる白紙委任状である。

委任した側も「誰に委任する」という意識は全く無いか、希薄である。

受けとる側も「代理人欄を書いてください」とは一切言わない。

区分所有法、標準管理規約はあくまで「代理人によって議決権を行使できる」とする。

そして代理権限を明確にするために委任状の提出を要求する。委任状は、議案に対する賛否の意思表示がされない点において、「議決権行使書」とは異なる。

 

白紙委任状は有効か？

「代理人によって議決権を行使できる」とする点を重視すれば、代理人欄の記載のない白紙委任状の有効性に疑問を抱く方も少なくない。しかし

白紙委任状とは「委任者名、委任事項など委任状の一部を記載しないで白地のままにしておき、その決定を相手方その他の者に任せた委任状をいう。（中略）この場合白地部分の補充を任された者（補充権者）が、白地部分（代理人欄など）を補充することによって委任状としての効力が発生する」（有斐閣・法律学小辞典）

これが白紙委任状に対する一般的な考えであり、白地部分が補充されることにより有効なものと考えられている。

管理組合総会においても実際に出席者は少なく、大半の委任状（その多くは白紙）により決議されているのが現実である。問題は白紙委任状の取扱いである。

 

白紙委任状の取扱いについての問題点

前述のように白紙委任状は白地部分が補充されて初めて委任状としての効力が発生する。しかし管理組合によっては、委任状を集めるだけ集めたものの、白紙である代理人欄の補充がなされないまま「委任状提出＊＊名」「委任状による賛成＊＊名」などと決議を行なっている事例もある。厳密には定足数確認や賛否の決をとるまでに白地部分の補充がなされない場合は、その委任状をもって決議に加えるのは有効とは言えない。

総会委任状の白地部分の殆どが代理人欄であり、有効な委任状とするためには、代理人欄の白地補充を行なう必要がある。

次に白地部分（代理人欄）を議長または理事長とすることの可否を考えよう。議案の賛否が満場一致で可決された場合は白紙委任状が問題とされることは無い。問題となるのは原案に出席者の多くが反対し、議場での採決で原案が否決された場合である。議長あるいは理事長が、自分に寄せられた委任状をもとに代理権を行使し、強引に議場での採決を覆そうとした時である。標準管理規約では「総会の議長は、理事長が務める」となっているため、白紙委任状を所持する議長＝理事長が、議場での採決を覆すことは容易だ。代理人欄の白地部分の補充権者は理事長だけなのであろうか？また白紙委任状の全てを「議長（または理事長）に委任する」として取り扱うのはいかがなものであろうか？無制限に代理権が特定の者に集中し、トラブルを抱えている管理組合もある。

 

トラブルを避けるために

代理できる人数の制限を設けている次の制度も参考になる。